Parte 5 – Como fazer um cronograma integrado no MS-Project

Este post faz parte da Série – Como fazer um Cronograma.

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Neste post disponibilizo um Tutorial para “Montar um cronograma integrado no MS-Project”, com esta integração pode-se ver vários sub-projetos em um único cronograma.

Situações em que vale a pena integrar cronogramas são:

• Projetos com múltiplos fornecedores
• Projetos com vários gerentes de projeto
• Projetos com times dispersos

Abaixo apresento o passo-a-passo para fazer a integração:

1. Cenário Inicial
   Para fazer o tutorial foram criados 3 projetos: Projeto1, Projeto2 e ProjetoGeral.Os Projetos1 e Projeto2 possuem 5 atividades cada. Na versão inicial, o Projeto1 inicia no dia 21/03 (a data está no padrão EUA) e o Projeto2 inicia no dia 24/03 – três dias de diferença nas datas planejadas para início.O ProjetoGERAL foi criado como sendo o “Capstone Plan”, o Plano macro. Ele é que será utilizado para gerar métricas dos projetos e para geração de Relatórios de Status. Nesta simulação foram incluídos 3 marcos: Inicio das atividades, Fim do Projeto1 e Fim do Projeto2.(Figura 1 – Projeto1 na versão sem integração)(Figura 2 – Projeto2 na versão sem integração)

   (Figura 3 – ProjetoGERAL na versão sem integração)

2. Como adicionar os Arquivos
   Primeiro precisa-se adicionar links dos Projetos1 e Projeto2 dentro do ProjetoGeral. Para adicionar o Link, clique no menu “INSERT”, em seguida “PROJECT” (Figura 4) e Selecione os arquivos (Figura 5 e Figura 6).
   (Figura 4 – Menu para adicionar link entre os arquivos de cronograma)(Figura 5 – Selecionando os arquivos)

   O resultado final será o ProjetoGeral com os dois sub-projetos adicionados conforme a Figura 6 abaixo.
   

   (Figura 6 – Resultado da adição dos arquivos)

3. Integração dos Projetos
   Para integrar os projetos, basta adicionar uma atividade como predecessora.No exemplo abaixo, a atividade de número 3 do ProjetoGeral foi adicionada como predecessora no Projeto1 e Projeto2. Isto significa que: No ProjetoGeral existe um MILESTONE chamado “Início das atividades”. Somente após a data definida neste MILESTONE as atividades terão inicio no projeto integrado. (Figura 7 – Milestone entre sub-projetos / Capstone plan)

   Para completar o planejamento integrado do ProjetoGeral, acrescentaram-se links que informem as datas de completude das atividades no Projeto1 e Projeto2, conforme a Figura 8.

   Note que após pressionar a tecla ENTER, o MS-Project faz o link para o arquivo .mpp do sub-projeto (no exemplo:  “C:\Documments and Settings”)

   (Figura 8 – Integração de Milestone e arquivo físico)

4. Pronto! Agora é só acompanhar o projeto – O projeto já está integrado. Quando houver alterações nos sub-projetos, desde que estejam todos na mesma pasta, o ProjetoGeral será atualizado automaticamente. Fica bem mais fácil de gerenciar, reportar e gerar métricas. Bom uso!(Figura 9 – Projeto Integrado pronto para monitorar)